1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungsvorgänge ist Robert Kraft, handelnd unter „SOF Solutions Hub“ und „SOF AI“, Schönefelder Chaussee 221, 12524 Berlin, Deutschland. Sie erreichen uns unter contact@sofsolutionshub.com und telefonisch unter +49 160 6119180.
Soweit SOF AI personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Geschäftskunden innerhalb von Kundeninhalten verarbeitet, handelt der jeweilige Geschäftskunde grundsätzlich als Verantwortlicher und SOF AI als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten werden in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geregelt.
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die cloudbasierte Softwareplattform SOF AI, insbesondere für den Login-Bereich, das Dashboard, Benutzerkonten, Projekte, Workspaces, Content-Pläne, Recherche- und Generierungsfunktionen sowie produktbezogene Support- und Abrechnungsprozesse.
Für rein redaktionelle, Affiliate- oder sonstige Website-Inhalte von SOF Solutions Hub können ergänzende Datenschutzinformationen gelten. Die vorliegende Erklärung betrifft den SOF-AI-Produktbereich.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Konto- und Benutzerkennungen, Authentifizierungs- und Sitzungsdaten, Projekt- und Workspace-Daten, Content-Pläne, Keywords, URLs, Texte, Dateien, Anweisungen und sonstige Eingaben, Recherchekontext, generierte Inhalte und Ausgaben, Supportkommunikation sowie technische Verbindungs-, Sicherheits- und Protokolldaten.
Kunden entscheiden grundsätzlich selbst, welche Inhalte sie in SOF AI eingeben. Personenbezogene Daten Dritter dürfen nur übermittelt werden, wenn hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO sollen nur verarbeitet werden, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich, für die verwendete Funktion geeignet und rechtlich zulässig ist.
4. Benutzerkonto, Login und Authentifizierung
Zur Einrichtung und Nutzung eines SOF-AI-Kontos verarbeiten wir die Daten, die für Registrierung, Anmeldung, Kontoverwaltung, Berechtigungsprüfung und Absicherung des Zugangs erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Benutzer- und Kontokennungen, Kontaktdaten sowie technische Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Nutzungsvertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen. Sicherheitsbezogene Verarbeitung erfolgt außerdem, soweit erforderlich, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verhinderung von Missbrauch, unbefugtem Zugriff und technischen Angriffen.
5. Technisch notwendige Cookies und Sitzungsspeicher
Im SOF-AI-Produktbereich verwenden wir technisch notwendige Cookies und vergleichbare Sitzungsmechanismen für Login, Sitzungsprüfung, CSRF-/XSRF-Schutz und Sicherheit. Zusätzlich kann der Browser-Sitzungsspeicher (sessionStorage) für sitzungsbezogene Zustände verwendet werden.
Diese Mechanismen sind für die Bereitstellung und Absicherung des ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich. Im SOF-AI-Produktbereich setzen wir derzeit keine Analytics- oder Marketing-Cookies, kein Fingerprinting und keine personalisierte Werbung oder Retargeting-Technologien ein.
6. Projekte, Kundeninhalte und generierte Ausgaben
SOF AI verarbeitet Projektinformationen, Keywords, URLs, Recherchekontext, Texte, Dateien, Anweisungen und sonstige Eingaben, soweit dies für die vom Nutzer gewählten Funktionen erforderlich ist. Hieraus können insbesondere Analysen, Content-Pläne, Texte, Metadaten, Qualitätsprüfungen und weitere Ausgaben erzeugt werden.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich zur Erfüllung des Nutzungsvertrags. Bei Nutzern, die im Namen eines Unternehmens handeln, kann die Verarbeitung zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse an der Bereitstellung und Verwaltung des Geschäftskontos beruhen.
SOF AI verwendet Kundeninhalte nicht zum Training eigener generativer Modelle. Soweit externe KI-Dienste eingesetzt werden, gelten zusätzlich deren vertragliche Datenverarbeitungsbedingungen.
7. Externe KI- und Recherchedienste
Für einzelne Funktionen kann SOF AI externe KI- und Recherchedienste einsetzen. Je nach Funktion, Recherchemodus, Modellrouting und Verfügbarkeit können hierzu insbesondere OpenAI, Anthropic/Claude, Google Gemini und Perplexity gehören. Nicht jede Anfrage wird an jeden Anbieter übermittelt.
An diese Dienste werden nur die für den jeweiligen Verarbeitungsschritt erforderlichen Daten übermittelt. Dazu können Eingaben, ausgewählte Projektinformationen, Recherchekontext, technische Anweisungen sowie erforderliche Metadaten gehören.
Für die produktive Verarbeitung verwenden wir geschäftliche API-Angebote und die jeweils geltenden Datenverarbeitungsvereinbarungen. Die aktuell eingesetzten Anbieter, ihre datenschutzrechtliche Rolle und der jeweilige Zweck sind in unserer Liste „Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter“ aufgeführt. Soweit SOF AI für einen Geschäftskunden als Auftragsverarbeiter handelt, sind die dort als Unterauftragsverarbeiter bezeichneten Anbieter Bestandteil der Auftragsverarbeitung.
8. Hosting und Infrastruktur
Die SOF-AI-Plattform wird auf Server-Infrastruktur der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben. Der aktuell für SOF AI eingesetzte VPS ist im IONOS Cloud Panel dem Rechenzentrumsbereich Europa zugeordnet.
IONOS verarbeitet die auf der Infrastruktur gespeicherten Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
9. Zahlungsabwicklung über Paddle
Für kostenpflichtige Abonnements setzen wir Paddle als Merchant of Record und autorisierten Wiederverkäufer ein. Paddle verarbeitet im Checkout insbesondere die für Zahlung, Rechnungsstellung, Steuerberechnung, Betrugsprävention und Bestellabwicklung erforderlichen Käufer- und Zahlungsinformationen.
Im Rahmen der Bestell- und Vertragsabwicklung kann Paddle uns insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Kaufhistorie und transaktionsbezogene Informationen bereitstellen. In den eigenen SOF-AI-Systemen speichern wir nur die Informationen, die für Kontofreischaltung, Tarifzuordnung, Abonnementstatus, Vertragsverwaltung, Support und die Zuordnung von Transaktionen erforderlich sind. Zahlungsinstrumentdaten wie vollständige Kreditkarten- oder Bankdaten werden von SOF AI nicht gespeichert.
Paddle verarbeitet Käufer- und Zahlungsdaten im Rahmen seiner Rolle als Merchant of Record für eigene Zwecke und handelt insoweit als eigenständiger Verantwortlicher. Paddle wird von SOF AI nicht als Unterauftragsverarbeiter für Kundeninhalte eingesetzt.
10. Support und Kommunikation
Wenn Sie uns per E-Mail oder über eine Supportfunktion kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage sowie die für die Bearbeitung erforderlichen Konto- und technischen Informationen.
Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Vertragserfüllung und - soweit erforderlich - unserem berechtigten Interesse an effizientem Support, Fehleranalyse und der Verbesserung der Betriebssicherheit.
11. Sicherheit und Protokolldaten
Zur Absicherung von Konten, Sitzungen, Schnittstellen und Systemen verarbeiten wir technische Sicherheits- und Protokolldaten. Dazu können insbesondere IP-Adressen, Zeitstempel, Authentifizierungsereignisse, technische Kennungen, Fehlermeldungen und sicherheitsrelevante Ereignisse gehören.
Login-, Sicherheits- und vergleichbare Protokolldaten werden grundsätzlich für bis zu 90 Tage aufbewahrt. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Abwehr oder Verfolgung von Missbrauch, zur Rechtsverteidigung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
12. Speicherdauer, Löschung und Backups
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konto- und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags- bzw. Kontoverhältnisses verarbeitet und danach nur weiter gespeichert, soweit dies für gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Projekt-, Artikel-, Recherche- und sonstige Kundeninhalte werden grundsätzlich solange gespeichert, wie sie für das jeweilige Konto, Projekt oder die vom Kunden gewünschte Funktion benötigt werden. Werden Inhalte oder Konten gelöscht, werden die betreffenden Daten aus den aktiven Systemen entfernt, soweit keine entgegenstehenden gesetzlichen oder zwingenden technischen Gründe bestehen.
Für automatisierte Systemsicherungen gilt eine rotierende Restic-Aufbewahrung mit 7 täglichen, 4 wöchentlichen und 12 monatlichen Sicherungsständen. Gelöschte Daten können deshalb noch in älteren Sicherungsständen enthalten sein, bis der jeweilige Sicherungsstand nach diesem Zyklus ausläuft. Nicht mehr benötigte Sicherungsdaten werden im Rahmen der regulären Repository-Bereinigung entfernt. Zusätzlich erstellte technische Änderungs- oder Wiederherstellungssicherungen werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betriebssicherheit, Fehlerbehebung oder Wiederherstellung erforderlich sind.
13. Rechtsgrundlagen
Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Support, Fehleranalyse und die Verwaltung geschäftlicher Nutzerkonten.
Soweit für eine optionale Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technisch unbedingt erforderliche Zugriffe auf Informationen in Endeinrichtungen erfolgen nach Maßgabe von § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
14. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, soweit dies für die Bereitstellung von SOF AI, die Abwicklung des Vertrags, die Sicherheit des Dienstes oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu gehören insbesondere Hosting- und Infrastrukturpartner, externe KI- und Recherchedienste sowie Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister. Eine aktuelle Übersicht der wesentlichen Anbieter und ihrer Rollen enthält die Liste „Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter“.
Bei einzelnen externen KI- und Recherchediensten kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit für eine solche Übermittlung kein Angemessenheitsbeschluss greift, werden geeignete Garantien eingesetzt, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, soweit sie nach den jeweiligen Datenverarbeitungsbedingungen erforderlich sind.
15. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an contact@sofsolutionshub.com wenden. Soweit SOF AI personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter eines Geschäftskunden verarbeitet, kann es erforderlich sein, Ihre Anfrage an den jeweils verantwortlichen Geschäftskunden weiterzuleiten oder mit diesem abzustimmen.
16. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für den Sitz von SOF AI ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, zuständig. Unberührt bleibt Ihr Recht, sich auch an eine andere nach den gesetzlichen Vorschriften zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird im SOF-AI-Produktbereich und, soweit einschlägig, auf der Produktwebsite bereitgestellt.